Bureau flexible, le nouvel eldorado des entreprises


Tendances
17 juillet 2018

La réalité des nouveaux modes de travail exige de repenser nos lieux de travail, leur organisation et leur fonctionnement. On ne peut plus se contenter de l’opposition binaire entre bureau fermé et open space. Le « flex office » permet aujourd’hui aux entreprises d’allier flexibilité, bien-être et performance.

Depuis les années 80, l’open space a été la réponse massive des entreprises à la demande de souplesse des organisations de travail. Cette structuration du bureau était sensée apporter plus de productivité, développer le travail en équipe, casser les silos.

Depuis lors, le bureau flexible tend à remplacer l’open space qui n’est qu’une réponse partielle aux attentes des salariés. L’Observatoire Actineo analyse bien cette évolution rapide des usages du bureau. Ils sont déjà 32% des répondants à leur enquête à déjà utiliser les espaces de coworking, fablabs et autres incubateurs d’innovation.

C’est quoi le bureau flexible ?

Le bureau flexible ou flex office, bureau lib ou desk sharing (l’appellation change suivant les entreprises) est une réponse au besoin de souplesse des organisations de travail. Né dans les années 90 chez Arthur Andersen et les sociétés de conseil, il devait permettre d’optimiser des surfaces de bureau sous-utilisées par des consultants souvent en déplacements ou chez les clients.

Depuis le concept s’est élargi et de grandes entreprises ont entièrement réorganisé leurs bureaux sur ce modèle. Fin des bureaux affectés et forte dématérialisation de l’activité de l’entreprise permettent une souplesse d’organisation sensée engendrer une meilleure créativité des collaborateurs.

Les managers travaillent aux milieux de leurs équipes tout en disposant d’espaces de travail qui répondent aux besoins successifs d’une journée : petites et grandes salles de réunion, espaces détentes, espaces privés, espaces de créativité, espaces pour travail en équipe sur des projets… Un cadre de travail choisi et non plus subi.

Un environnement de travail plus humain

Dans ces types d’espaces, les managers ne gèrent plus une présence au bureau mais une performance qui s’accomplit aussi bien dans l’entreprise qu’au dehors. Le travail peut continuer en déplacement, au domicile, dans un espace de coworking, sans rupture de lien avec le collectif de travail.

Si l’espace de travail n’a pas le pouvoir de transformer à lui seul l’organisation et le management, il est un élément indispensable au service de la productivité et du bien-être au travail. C’est cette souplesse d’organisation faite de flex office et de télétravail - et d’un projet collectif - qui a sauvé la sécurité sociale belge et en a fait une organisation désirable pour les candidats à l’embauche.

La flexibilité entre par la fenêtre

Toutes les entreprises n’ont pas encore engagé de réflexion sur la flexibilité et sur l’organisation des espaces de travail. En revanche, elles sont nombreuses a vouloir introduire, dès maintenant, plus de souplesse dans la gestion de leurs surfaces de bureau. Et trouvent des solutions alternatives au bureau classique

Orange a montré la voie en 2014 en créant sa Villa Bonne-nouvelle, un espace de coworking interne ouvert à des start-ups.

Lieu d’innovation, il accueille des équipes d’Orange qui s’y installent le temps d’un projet. Et bénéficient des codes du coworking professionnel que l’on trouve dans les bureaux flexibles. Le succès est tel que les équipes ont du mal à revenir dans leurs bureaux classiques après leur séjour à Bonne-Nouvelle…

Enfin, la flexibilité peut aussi s’externaliser. L’offre de bureaux flexibles répond aujourd’hui aux standards de qualité attendus par les entreprises pour le confort, l’environnement de travail ou la sécurité des échanges et des connexions. 

De quoi accueillir des équipes pendant quelques mois pour un projet et donner envie d’adopter définitivement le bureau flexible.

C’est ce constat, nourri de nombreux entretiens auprès de clients grands comptes de Gecina, qui a conduit la foncière à ouvrir en 2017 les premiers espaces du réseau Secondesk.

Secondesk propose ainsi aux entreprises des espaces complémentaires à leurs bureaux répondant à des besoins multiples : accueil provisoire d’équipes dans le cadre de déménagement ou de réaménagement de sièges sociaux, constitution d’une équipe projet nécessitant un lieu d’accueil innovant, sur des périodes courtes ou variables, … 

Autant de situations dans lesquelles les entreprises ont intérêt à profiter des services tout inclus proposés par Secondesk : installation rapide, aucun engagement de plus d’un mois, personnalisation des espaces et de leurs organisations, …

 C’est ainsi qu’un service de la société LVMH a choisi en mars 2018 de s’installer chez Secondesk à Neuilly, avec une cinquantaine de collaborateurs. 

Des espaces et des services haut de gamme correspondant aux standards des grands groupes, une prestation à la carte sans engagement de long terme, une adaptation à la hausse comme à la baisse des postes de travail, ... les avantages sont nombreux pour les entreprises qui peuvent ainsi s’adapter aux nouveaux enjeux de la transformation du travail.

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